Elektroniczny obieg dokumentów czy tradycyjny – co wybrać?

Program typu workflow to oprogramowanie lub system mający na celu usprawnienie i automatyzację przepływu pracy w organizacji. Służy do definiowania, zarządzania, monitorowania i optymalizacji procesów biznesowych, co pozwala na bardziej efektywną i spójną pracę. Przykłady zastosowań programów typu workflow to zarządzanie zadaniami, przepływami dokumentów, procesami HR (np. rekrutacja, ocena pracowników), zarządzanie projektami, zgłaszanie i rozwiązywanie problemów technicznych, procesy logistyczne itp. Co zatem sprawdzi się lepiej? Tradycyjny model obiegu dokumentów czy narzędzie typu workflow? Oczywiście jest to pytanie retoryczne, ale zerknijmy na szczegóły.

Tradycyjny obieg dokumentów

Tradycyjny obieg dokumentów odnosi się do procesu przekazywania i zatwierdzania dokumentów fizycznych lub papierowych w organizacji. Ten proces obejmuje ręczne przekazywanie dokumentów od jednego pracownika do drugiego, aż do osiągnięcia celu, takiego jak zatwierdzenie, podpisanie, czy archiwizacja. Zastanówmy się teraz nad klasycznym workflow'em dokumentów w porównaniu z cyfrowym.

Klasyczny obieg dokumentów:

Fizyczne dokumenty

W tradycyjnym obiegu dokumentów, sam dokument istnieje jako fizyczny papier, który musi być fizycznie przenoszony z jednego biurka na drugie w organizacji. Oznacza to, że dokumenty muszą być drukowane, kopiowane i przenoszone osobiście lub za pomocą kuriera.

Manualna przekazywania

Proces ten jest całkowicie manualny i polega na przekazywaniu fizycznych dokumentów od osoby do osoby. To może prowadzić do opóźnień, gdy dokument musi dotrzeć do wielu osób na różnych poziomach zatwierdzenia. Co więcej pracownik może dokument włożyć do szuflady i najzwyczajniej o nim zapomnieć, może też ulec uszkodzeniu, czy zniszczeniu.

Podpisy ręczne

W wielu przypadkach, dokumenty wymagają podpisów różnych osób, co może wydłużać czas potrzebny na finalizację procesu. Osobę, która ma podpisać trzeba ‘złapać’, trzeba do niej fizycznie dotrzeć, odnaleźć ją i wpasować się w jej dostępny czas.

Ryzyko utraty i błędów

W tradycyjnym podejściu istnieje ryzyko utraty dokumentów lub popełnienia błędów podczas ich przekazywania, a także konieczność ponownego generowania dokumentów w razie zagubienia.

Ograniczona dostępność

Pracownicy muszą mieć fizyczny dostęp do dokumentów, co może być problematyczne, jeśli potrzebują ich zdalnie lub gdy dokument jest w innym biurze.

Obieg dokumentów przy użyciu systemu workflow

Elektroniczny obieg dokumentów:

Przede wszystkim dokumenty już na samym początku otrzymują swą postać elektroniczną, są skanowane i zapisywane w bazie. Już więc na samym początku zabezpieczamy je przed całkowitą utratą.

W cyfrowym workflow dokumenty istnieją jako pliki elektroniczne. Mogą być tworzone, edytowane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej. Można do nich w procesie zatwierdzania dodawać komentarze i statusy, nie naruszając ich oryginalnego wyglądu.

Automatyczne przekazywanie

W cyfrowym workflow dokumenty mogą być automatycznie przekazywane do odpowiednich osób lub zespołów za pośrednictwem systemu zarządzania dokumentami lub oprogramowania do obsługi workflow. System workflow często także wysyła powiadomienia na skrzynkę mailową, czy bramkę sms o pojawieniu się nowego dokumentu, który oczekuje na wykonanie konkretnej akcji przez użytkownika.

Elektroniczne podpisy

Wiele cyfrowych systemów workflow pozwala na stosowanie elektronicznych podpisów, które są równie ważne jak tradycyjne podpisy ręczne. Dzięki temu dokument może łatwo zostać podpisany przez osoby decyzyjne, niezależnie od tego gdzie się fizycznie znajdują. Gdziekolwiek są wystarczy telefon komórkowy, tablet lub laptop aby podpisać ważny dokument, może to być np. istotny kontrakt.

Śledzenie i monitorowanie

W cyfrowym środowisku łatwiej jest śledzić postęp statusów przetwarzania, czy zatwierdzania dokumentów, zobaczyć, kto i kiedy edytował dany dokument, oraz gdzie znajduje się w danym momencie.

Wysoka dostępność

Cyfrowe dokumenty są łatwiej dostępne, pozwalając na zdalny dostęp dla odpowiednich pracowników, co ułatwia współpracę i umożliwia szybsze podejmowanie decyzji.

Mniejsze ryzyko utraty

W cyfrowym środowisku dokumenty są zazwyczaj przechowywane w chmurze lub na serwerach, co zmniejsza ryzyko utraty w porównaniu z fizycznymi dokumentami.

Główne różnice między tradycyjnym, a cyfrowym workflowem dokumentów wynikają ze sposobu przechowywania, przekazywania i zarządzania dokumentami. Cyfrowe podejście oferuje większą elastyczność, efektywność, łatwiejsze śledzenie i zarządzanie dokumentami oraz umożliwia dostęp zdalny, co przyspiesza procesy biznesowe i współpracę w organizacji.

Workflow - efektywna automatyzacja procesów biznesowych

Dzięki wdrożeniu rozwiązania, jakim jest program workflow, możliwa jest eliminacja wielu czynników ograniczających rozwój przedsiębiorstwa. W cyfrowym środowisku możliwe jest dokonywanie łatwych i niemal bez kosztowych zmian, poprawek czy edycji. Narzędzia typu workflow ułatwiają przechowywanie, organizowanie i zarządzanie dokumentami, co zdecydowanie upraszcza wyszukiwanie, porządkowanie i ochronę danych. Dzięki nim możesz łatwiej współpracować z innymi osobami, udostępniając dokumenty online, pracując nad nimi wspólnie w czasie rzeczywistym i wymieniając się komentarzami. To niezwykle przydatne, ponieważ wyklucza możliwość zaistnienia błędów komunikacyjnych w zespole.

Workflow eliminuje konieczność ustawicznego sprawdzania postępów dokonywanych prac, ponieważ narzędzie automatycznie przypomina o zbliżającym się terminie ukończenia zadania. Warto dodać, że praca z systemem workflow odznacza się wyższym poziomem bezpieczeństwa, niż praca przy wykorzystaniu tradycyjnego modelu obiegu dokumentów. W przypadku opisywanych programów łatwiej jest regularnie tworzyć kopie zapasowe danych, co chroni przed utratą danych w przypadku awarii sprzętu lub uszkodzenia. Co więcej, cyfrowy workflow pomaga w ograniczeniu zużycia papieru i tym samym ma pozytywny wpływ na środowisko naturalne.