Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów w firmie?

Globalny proces transformacji cyfrowej i digitalizacji procesów przedsiębiorstw postępuje w bardzo dynamicznym tempie. Firmy stawiają na nowoczesne technologie aby zwiększać swoje przewagi biznesowe. Nadal jednak w wielu branżach i sektorach można spotkać firmy, w których nadal wykorzystywany jest klasyczny, papierowy obieg dokumentów. Wielu właścicieli firm, starając się oszczędzić na koszcie zakupu licencji i wdrożenia odpowiedniego systemu IT, nie zauważa, że to droga donikąd. Nie dość, że papierowy obieg dokumentów generuje większy bałagan i koszty, to nie otwiera furtek pozwalających na dalszą optymalizację i automatyzację procesów biznesowych. W tym artykule przybliżymy Wam co to jest elektroniczny obieg dokumentów, jakie niesie ze sobą korzyści oraz w jaki sposób jest wykorzystywany przez firmy z różnych branż. Zapraszamy do lektury.

Co to jest elektroniczny obieg dokumentu?

Na początek postaramy się wyjaśnić Wam co kryje się pod tym pojęciem.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to proces przesyłania i przetwarzania dokumentów w formie elektronicznej, zamiast tradycyjnej papierowej formy. Proces ten zaczyna się od utworzenia karty dokumentu bezpośrednio w systemie lub zeskanowania papierowego dokumentu ewentualnie pobrania z dysku lub skrzynki mailowej, a następnie przetwarzany przez specjalne oprogramowanie do rozpoznawania znaków OCR. To właśnie ten drugi sposób zyskuje coraz większą popularność w ostatnich latach gdyż znacząco przyspiesza pracę przy digitalizacji dokumentów. Następnie dokument przechodzi weryfikacje oraz proces dekretacji, w końcu jest podpisywany cyfrowo, co zapewnia jego autentyczność i integralność. Po podpisaniu dokumentu cyfrowo, można go przekazać do innych osób lub departamentów w firmie  W ten sposób procesy biznesowe są bardziej efektywne, a firmy oszczędzają czas i pieniądze.

Jak dokładnie działa elektroniczny obieg dokumentów?

Każda firma jest nieco inna i ma inaczej przebiegające procesy pracy. Także w obszarze elektronicznego obiegu dokumentów. Im większa struktura organizacyjna tym taki proces biznesowy może być bardziej zaawansowany. Dochodzą nowe szczeble akceptacji i dekretacji dokumentu. To wszystko wymaga skonstruowania odpowiednich procedur wewnętrznych.

W przypadku dokumentów wymagających zatwierdzenia przez kilka osób, proces elektronicznego obiegu dokumentów może obejmować funkcję "podpisu elektronicznego", co zapewnia, że każda osoba, która podpisuje dokument, musi wykonać określone czynności, aby potwierdzić swoją tożsamość i autentyczność swojego podpisu.

Po przetworzeniu dokumentu można od razu zapisać go w specjalnie do tego przeznaczonych repozytoriach w celu dalszego wykorzystania. Ponadto, dzięki możliwości indeksowania i wyszukiwarki, łatwiej jest przeszukiwać i odnajdywać potrzebne dokumenty.

Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów daje wiele różnych korzyści. Przede wszystkim, firmy oszczędzają czas i pieniądze dzięki zmniejszeniu kosztów związanych z drukowaniem, wysyłaniem oraz przechowywaniem dokumentów. Po drugie, procesy biznesowe są bardziej efektywne i płynne, dzięki czemu firma może działać wydajniej oraz szybko reagować na zmieniające się potrzeby rynku.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego czym jest i jak działa elektroniczny obieg dokumentów? Odwiedź już teraz stronę https://primesoft.pl/elektroniczny-obieg-dokumentow/

Jakie są największe wady i wyzwania związane z implementacją elektronicznego obiegu dokumentów w firmie?

Chociaż elektroniczny obieg dokumentów przynosi wiele korzyści, to z jego implementacją związane są także wady i wyzwania. Sporym problemem dla większości firm są koszty i czas związane z zakupem i wdrożeniem odpowiedniego oprogramowania. Innym z głównych wyzwań jest konieczność przekształcenia istniejących procesów biznesowych. Wymaga to czasu oraz nakładów finansowych. Istotnymi wadami są także problemy związane z bezpieczeństwem danych i zagrożeniami cybernetycznymi. Elektroniczne dokumenty wymagają także odpowiednich narzędzi i infrastruktury. Zdarzają się także problemy związane z rozumieniem i akceptacją zmian wśród pracowników. Kolejnym wyzwaniem jest zapewnienie odpowiedniego poziomu szkoleń dla pracowników, którzy będą obsługiwać system. Ostatecznie, jedną z największych wad może być uzależnienie od systemu informatycznego i potencjalne problemy z jego awarią. Dlatego decydując się na wybór odpowiedniego systemu do elektronicznego zarządzania dokumentami sprawdź dokładnie dostawcę oraz jego referencje.

W jakich branżach i sektorach najczęściej wykorzystywany jest elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów znajduje zastosowanie w wielu branżach i sektorach. W sektorze publicznym, instytucjach rządowych i administracji jest stosowany do przetwarzania dokumentów wewnątrz instytucji oraz do wymiany dokumentów między instytucjami. W sektorze finansowym e-obieg dokumentów używany jest do przetwarzania dokumentów finansowych takich jak faktury, umowy, deklaracje  podatkowe oraz do   finansowego. W ochronie zdrowia tego typu oprogramowanie służy do przechowywania i przetwarzania dokumentów medycznych pacjentów, takich jak wyniki badań, recepty, historie chorób. W branży IT i telekomunikacyjnej tego typu rozwiązania i systemy są wykorzystywane do przetwarzania, faktur, korespondencji, dokumentów technicznych, takich jak umowy o utrzymanie systemów, dokumentacja projektowa oraz do zarządzania projektami. W sektorze edukacyjnym elektroniczny obieg dokumentów służy do przetwarzania dokumentów związanych z procesem nauczania, takich jak wyniki egzaminów, legitymacje szkolne czy dokumenty akademickie i rekrutacyjne na studia.

Co różni e-obieg dokumentów w firmie od obiegu w administracji publicznej?

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie różni się od tego w administracji publicznej i jednostkach samorządu terytorialnego przede wszystkim pod względem celu oraz sposobu realizacji procesów. W firmie e-obieg dokumentów służy przede wszystkim do usprawnienia przepływu informacji pomiędzy pracownikami, np. do procesowania faktur, korespondencji, umów i przesyłania wniosków o urlopy czy delegacje albo dokumentacji projektowej. W administracji publicznej taki system ma na celu przede wszystkim usprawnienie procesów administracyjnych, umożliwiając np. składanie wniosków i dokumentów drogą elektroniczną, wydawanie decyzji czy prowadzenie korespondencji. Podobnie sytuacja wygląda jeśli chodzi o wykorzystanie systemów do elektronicznego obiegu dokumentów w jednostkach samorządu terytorialnego. Tego typu programy i systemy EZD wprowadzają pełną automatyzację procesów wewnętrznych i eliminację zbędnych procedur papierowych.

W przeciwieństwie do firm, administracja publiczna oraz jednostki samorządu terytorialnego są zobligowane do stosowania określonych standardów oraz norm prawnych w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów.

Dodatkowo, w administracji publicznej i jednostkach samorządu terytorialnego procesy związane z elektronicznym obiegiem dokumentów są z reguły bardziej złożone oraz wymagają większej liczby etapów weryfikacji i akceptacji.

Jakiego rodzaju dokumenty mogą znaleźć się w elektronicznym obiegu?

Oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów umożliwia obsługę praktycznie każdego rodzaju dokumentów, które są wykorzystywane w firmach oraz w administracji publicznej i jednostkach samorządu terytorialnego. Mogą to być dokumenty wewnętrzne, takie jak wnioski o urlopy, deklaracje podatkowe, umowy czy faktury, ale także dokumenty związane z kontaktem z klientami czy dostawcami, takie jak zamówienia, umowy handlowe, oferty, dokumenty magazynowe, specyfikacje techniczne i inne.

W przypadku administracji publicznej i jednostek samorządu terytorialnego, w elektronicznym obiegu dokumentów są obsługiwane dokumenty urzędowe, takie jak wnioski o wydanie dokumentów, pisma urzędowe, decyzje administracyjne, zawiadomienia, postanowienia, uchwały, protokoły czy sprawozdania.

Wszystkie wymienione dokumenty mogą być przechowywane w formie elektronicznej, a ich cyrkulacja może odbywać się w sposób cyfrowy, dzięki zastosowaniu specjalistycznych programów oraz systemów umożliwiających zarządzanie dokumentacją. W ten sposób firmy i instytucje publiczne skutecznie redukują ilość dokumentów w formie papierowej, co prowadzi do oszczędności czasu i zasobów, a także umożliwia szybszy i bezpieczniejszy dostęp do informacji.

Jak działają systemy do elektronicznego obiegu dokumentów w firmie?

Systemy/programy do elektronicznego obiegu dokumentów pozwalają na przechowywanie, przetwarzanie i przesyłanie dokumentów w sposób elektroniczny. Wyróżniają się one kilkoma cechami, takimi jak automatyzacja procesów, szybkość działania, wygodne i intuicyjne interfejsy użytkownika oraz możliwość dostępu do dokumentów z dowolnego miejsca i urządzenia. Dodatkowo, systemy te umożliwiają prowadzenie historii dokumentu, w tym rejestrowanie wszelkich zmian, komentarzy i statusów dokumentów. Zabezpieczenia danych są również kluczowym elementem systemów do elektronicznego obiegu dokumentów, które często stosują szyfrowanie danych, autoryzację użytkowników oraz możliwość kontroli dostępu do dokumentów. Dzięki takim rozwiązaniom organizacje mogą zwiększyć efektywność swojej pracy oraz zminimalizować ryzyko błędów związanych z ręcznym przetwarzaniem dokumentów.

Podsumowanie

Gospodarka światowa i cyfryzacja biznesu rozwijają się niezwykle szybko. U podstaw wzrostu efektywności przedsiębiorstw coraz częściej staje nowoczesna technologia. To innowacyjne rozwiązania informatyczne budują dziś przewagi konkurencyjne. Systemy informatyczne takie jak elektroniczny obieg dokumentów są jednymi z najważniejszych elementów tej technologiczno-biznesowej układanki. Programy EOD potrafią w znaczący sposób przyczynić się do dynamicznego wzrostu efektywności przedsiębiorstwa, pracowników i poszczególnych procesów firmy. Jeśli chcesz aby Twoja firma również zaczęła w ten sposób budować swoją konkurencyjność to skontaktuj się już dziś z firmą Primesoft. Od 20 lat wspieramy polskie i zagraniczne przedsiębiorstwa w digitalizacji oraz transformacji cyfrowej. Szczegóły znajdziecie na stronie primesoft.pl