Wzór faktury VAT: jakie dane musi zawierać?

1. Faktura VAT a faktura bez VAT

2. Wzór faktury: dane niezbędne do wystawienia faktury VAT

3. Produkty i usługi z poszczególnymi stawkami podatku VAT

Przedsiębiorcy mają obowiązek rejestrowania sprzedaży produktów i wykonanych usług. Może to następować poprzez wystawianie paragonów, faktur VAT lub faktur bez VAT. Firmy mają do wyboru różne programy, które umożliwiają im wystawianie dokumentów sprzedażowych. Przykładem oprogramowania rekomendowanego dla polskich przedsiębiorców jest program zaprezentowany na stronie https://www.rafsoft.net/wzor-faktury-vat/. Osoby, które prowadzą nierejestrowaną działalność gospodarczą, muszą wystawiać faktury bez VAT na żądanie nabywcy. Wystawienie faktury powinno się wiązać z możliwością jej wysłania w formacie pdf lub poprzez KSeF. W najbliższym czasie wszystkich obowiązywać będzie Krajowy System e-faktur. Wystawianie faktur według nowych zasad nie musi być skomplikowane — wystarczy mieć dostęp do intuicyjnego oprogramowania. 

Faktura VAT a faktura bez VAT

Na fakturze VAT należy wprowadzić cenę jednostkową netto towaru. Podatnik VAT musi wiedzieć, że produkty i usługi muszą mieć przypisaną prawidłową stawkę VAT. Przedsiębiorcy mają możliwość sprawdzenia obowiązujących stawek VAT za pomocą klasyfikacji statystycznych. W szczególności chodzi o kody CN (Nomenklatura Scalona). Można też skorzystać z usług doradców podatkowych. W razie wątpliwości należy złożyć wniosek o wydanie Wiążącej Informacji Stawkowej do Dyrektora Krajowej Administracji Skarbowej. WIS chroni podatnika w sytuacjach typu przeprowadzana kontrola skarbowa i podważanie stosowanych stawek VAT. Przedsiębiorcy, którzy w danym roku kalendarzowym nie przekraczają 200000 zł z tytułu sprzedaży, mogą korzystać ze zwolnienia z VAT. Wówczas na fakturze należy umieszczać adnotację o podstawie tego zwolnienia. W tym przypadku trzeba sprawdzić, czy dana działalność gospodarcza faktycznie może wystawiać faktury sprzedaży ze zwolnieniem z VAT. 

Wzór faktury: dane niezbędne do wystawienia faktury VAT

Jeśli chodzi o wzór faktury VAT, to musi on zawierać następujące informacje:

• oznaczenie stron (czyli dane sprzedawcy i dane nabywcy towarów lub usług — nazwa, adres, numery rejestrowe)
• datę dokonania sprzedaży i datę wystawienia faktury
• datę zakończenia dostawy towarów
• numer faktury
• nazwę sprzedawanego towaru bądź usługi
• ilość (sprzedanych sztuk produktu lub wykonanych usług)
• stawki podatku VAT (z wyodrębnieniem poszczególnych stawek podatku VAT)
• kwotę podatku
• sumę wartości sprzedaży netto
• kwotę należności ogółem
• udzielone rabaty (kwoty rabatów mogą mieć związek na przykład z programem lojalnościowym lub wysoką wartością zamówienia)
• sposób płatności (gotówka, przelew, płatność odroczona)
• numer rachunku bankowego lub link prowadzący do płatności online.  

Dla czynnych podatników VAT wzory faktur dopuszczają umieszczenie dodatkowych danych takich jak mechanizm podzielonej płatności, samofakturowanie, stosowanie metody kasowej czy procedury marży (antyki, dzieła sztuki). Sprzedawcy jak najbardziej mogą umieszczać na fakturach swoje logotypy, nazwę strony internetowej, adres poczty elektronicznej, adres do korespondencji, adres do zwrotów i telefony kontaktowe. Faktura nie musi być dostarczana w formie papierowej — wystarczy wysłać ją przez internet (chyba że kontrahent życzy sobie wersji drukowanej). Faktury wysyłane w formie elektronicznej to ogromna wygoda dla większości przedsiębiorców. 

Produkty i usługi z poszczególnymi stawkami podatku VAT

Obowiązek wystawiania faktur z prawidłowymi stawkami podatku VAT to sprawa oczywista. Błędy w stawkach mogą być wyjątkowo kosztowne. Dlatego, jeśli początkujący przedsiębiorcy nie mają pewności co do stawek VAT, powinni temat skonsultować przynajmniej z biurem rachunkowym. Nie warto zaczynać przygody z biznesem ze złymi stawkami VAT na dokumencie sprzedaży. Oczywiście każdy ma prawo do pomyłek, ale bez szwanku dla firmy da się je skorygować jedynie, gdy błędy zostaną samodzielnie wychwycone i skorygowane oraz zostanie złożony czynny żal. Jeśli jednak takie pomyłki wykryje kontrola skarbowa, a przedsiębiorca nie postarał się o zdobycie Wiążącej Informacji Stawkowej, to może to oznaczać poważne problemy i kary finansowe. 

W firmie w zasadzie każdy może wystawić fakturę, przy czym dla uniknięcia pomyłek stawki VAT można przypisać do konkretnych produktów i usług. Trzeba brać też pod uwagę, że stawki mogą ulegać zmianie na stałe lub tymczasowo. Przedsiębiorstwom może być ciężko samodzielnie wyłapywać wszystkie nowe przepisy podatkowe, dlatego powinni wykorzystywać programy do wystawiania faktur, które mają zagwarantowane aktualizacje. Trzeba pamiętać, że trzeba odnawiać licencję na programy (zgodnie z ofertą). 

Więcej na temat wzorów faktur vat można znaleźć na stronie https://www.rafsoft.net/wzor-faktury-vat/.