Aktualności Biznes

Jak wybrać nazwę zakładając nową firmę?

wybor-nazwy-dla-firmy-infakt

Każdy nowy przedsiębiorca musi nadać swojej firmie nazwę, która figuruje w dokumentach. Wpisuje się ją do CEIDG podczas zakładania firmy, a później można ją w dowolnym momencie zmienić aktualizując wpis. Nazwa firmy ma niebagatelne znaczenie, ponieważ pojawia się na każdej fakturze lub rachunku.

Jak stworzyć nazwę firmy?

Firma każdego jednoosobowego przedsiębiorcy jest wpisana do CEIDG. Wpisu dokonuje się za pomocą wniosku CEIDG-1, na którym w szeregu rubryk podaje się szczegółowe dane dotyczące  działalności gospodarczej. W rubryce 06 należy wpisać nazwę firmy, która „musi zawierać imię i nazwisko przedsiębiorcy”. Oznacza to, że nazwą firmy może być:

  • tylko imię i nazwisko przedsiębiorcy,
  • imię i nazwisko przedsiębiorcy i dowolna liczba słów lub liter w dowolnym języku,
  • imię i nazwisko i dowolne znaki specjalne spotykane w polskim alfabecie.

W związku z tym można także odwrócić sytuację i zastanowić się, jaka nazwa firmy nie zostanie uznana za poprawną. Urzędnicy zapewne odrzucą wpis zawierający nazwę firmy:

  • nieposiadającą imienia i nazwiska przedsiębiorcy (a także posiadającą tylko imię lub tylko nazwisko),
  • posiadającą znaki graficzne, np. logo, rysunki lub symbole (niespotykane w żadnym alfabecie).

Może się jednak zdarzyć, że przedsiębiorca chce zapisać nazwę firmy w CEIDG innym alfabetem, niż polski. Np. tłumacz języka rosyjskiego, który chce zapisać nazwę firmy cyrylicą lub nazwa jest słowem z obcego języka, posiadającym znaki niespotykane w polskim alfabecie („e” z akcentem, czy czeskie „š”). Warto wiedzieć, że w polskim prawie nie ma regulacji, które by zabraniały nadawania firmom tak utworzonych nazw, a zatem można domagać się wprowadzenia ich do CEIDG.

Co wziąć pod uwagę ustalając nazwę?

Jeżeli nazwa spełnia powyższe kryteria, jej brzmienie jest dla urzędników obojętne. Dla przedsiębiorcy jednak nazwa jest o tyle ważna, że trafia na wszystkie dokumenty firmowe, a zwłaszcza na potwierdzenia sprzedaży. Oznacza to, że jest widoczna dla klientów. Ponadto, nazwę firmy trzeba także podawać sprzedawcom, aby mogli zamieścić ją w dokumentach potwierdzających zakupy.

W związku z tym warto wybrać taką nazwę, która:

  • wiąże się z prowadzoną działalnością, jeśli firma działa w ściśle określonej branży,
  • jest maksymalnie ogólna, jeśli firma działa w wielu branżach,
  • jest łatwa do wypowiedzenia i zapisania (ułatwi to podawanie danych firmowych w urzędach, w sklepach czy na stacjach benzynowych).

Jak to wygląda w praktyce?

Co za tym idzie, nazwa zapisana cyrylicą może być ciekawym chwytem marketingowym, ale jednocześnie mało praktycznym rozwiązaniem. Podobnie jest w przypadku nazwy firmy w postaci trudnego angielskiego słowa, np. „Furniture Centre” dla firmy zajmującej się produkcją mebli (oczywiście pod warunkiem, że nazwa nie jest zarejestrowanym znakiem towarowym stosowanym w ramach promowanej marki). Podobnie kłopotliwe mogą się okazać szczególnie długie nazwy, gdyż w niektórych formularzach zwyczajnie się nie zmieszczą.

Nazwa firmy a znak towarowy

Warto pamiętać o tym, że urzędowa nazwa firmy nie jest jednoznaczna ze znakiem towarowym. Obok posiadania nazwy wpisanej do CEIDG, firma może dysponować dowolną liczbą marek, z którymi mogą wiązać się znaki towarowe (niekoniecznie zastrzeżone) w postaci nazw, znaków graficznych, symboli, itp. Można je umieszczać na dokumentach potwierdzających sprzedaż.

Należy bowiem pamiętać o tym, że w polskim prawie nie funkcjonuje urzędowy formularz faktury lub rachunku, co oznacza, że dokumenty te mogą pełnić funkcje reklamowe i informacyjne. Co prawda przepisy nie mówią o tym wprost, ale w rozporządzeniu ministra finansów można jedynie znaleźć spis elementów, które na fakturze VAT są niezbędne.

Wśród niezbędnych danych jest nazwa firmy – chodzi dokładnie o tę nazwę, którą przedsiębiorca wpisuje do CEIDG. Oprócz nazw obu stron transakcji, rozporządzenie mówi m.in. o konieczności zamieszczenia adresów, numerów NIP, nazwy towaru lub usługi, wartości transakcji czy stawki i kwoty podatku.

Nie ma jednak mowy o tym, że jest to zamknięta lista, a zatem oprócz elementów wymienionych w rozporządzeniu, na fakturze można umieścić inne – dowolne. Ponadto, przepisy pozostawiają swobodę jeśli chodzi o rozmiary i kroje czcionek, układ wymienionych elementów, a także dodatkowe elementy graficzne.

Co za tym idzie, nic nie stoi na przeszkodzie, aby na fakturze zamieszczać także znaki towarowe, np. nazwy. Oczywiście znaki graficzne czy nazwy marek mogą być dużo większe od urzędowej nazwy firmy, sugerując klientowi, że ta urzędowa nazwa jest mniej istotna.

Przedsiębiorca w toku działalności gospodarczej może posługiwać się przede wszystkim znakami towarowymi, a urzędową nazwę firmy stosować tylko na oficjalnych dokumentach. Oczywiście, jeśli wybrana nazwa nie stoi w sprzeczności z charakterem prowadzonej działalności, zamieszczenie jej na fakturze, rachunku czy paragonie z pewnością nie wzbudzi wątpliwości klienta.

 


Autor:
 Sebastian Bobrowski – dyrektor finansowy w firmie inFakt oferującej księgowość w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i darmowym kurierem. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości oraz usługę zakładania firmy bez wychodzenia z domu.

Zdjęcie w nagłówku artykułu zostało udostępnione dzięki uprzejmości serwisu fotolia.com (© Yuri Arcurs)

Komentarze