Know How

Jak nie przepłacić za wynajem biura?

Poszukując nowego biura należy przede wszystkim dobrze zaplanować swoje potrzeby odnośnie powierzchni i rozkładu pomieszczeń, dziś i w najbliższej przyszłości. Dla młodych, rozwijających się firm, rynek oferuje biura gotowe do wprowadzenia na elastycznych warunkach. Rozpoznanie rynku oraz zdolności negocjacyjne będą dodatkowym atutem, aby podjąć najlepszą decyzjęw wyborze biura dla swojej firmy.

Dobrze zaplanuj powierzchnię
Jeśli zmieniasz biuro, wiesz czy dotychczasowa liczba metrów kwadratowych i układ pomieszczeń są dla Ciebie odpowiednie. Powinieneś jednak wziąć pod uwagę jak będzie wyglądać Twoja firma za rok, dwa czy trzy lata. Umowy najmu często są podpisywane właśnie na taki okres. Jeśli nie jesteś pewien jak szybko będzie rosła Twoja firma, możesz zacząć od układu gabinetowego, a później łączyć pokoje w większe pomieszczenia (open space), aby zyskiwać dodatkowe metry. W takim układzie zmieści się znacznie więcej osób. W przypadku wynajmu mniejszej powierzchni, na rynku jest możliwość wynajmu biur z umowami na czas nieokreślony lub z krótkimi okresami wypowiedzenia.

UWAGA! Na wyliczanie powierzchni szczególną uwagę powinni zwrócić przedsiębiorcy, którzy dotychczas mieścili się w nieruchomościach mieszkalnych. Układy pomieszczeń i przestrzeni wspólnych są znacznie mniej korzystne pod kątem efektywnego miejsca do pracy. Przykład: W mieszkaniu o powierzchni 100 mkw. jest nawet 40 mkw. (40%!) powierzchni wspólnej (przedpokój, korytarz, łazienki, garderoba, kuchnia) oraz mieszkaniowy układ pomieszczeń (aneks kuchenny, wąskie pomieszczenia, WC+łazienka). W przypadku pokoi biurowych w budynkach komercyjnych, WC i aneks, jeśli jest, są dzielone na kilka firm, a wejście do biura jest ze wspólnego korytarza. W tym przypadku powierzchnia wspólna stanowi zaledwie kilka procent, czyli ok. 5 razy mniej.
Prawdopodobnie są też przestrzenie wykorzystywane stosunkowo rzadko. Przykładem może być sala konferencyjna. Warto zastanowić się o wynajmie profesjonalnej sali do spotkań tylko w razie potrzeby, zamiast płacić za nią krocie każdego miesiąca, niezależnie od użytku.

Łap okazje
Tak jak w przypadku wyprzedaży aut czy mieszkań, rynek wynajmu biur charakteryzuje się dokładnie takimi samymi zasadami. Właściciele powierzchni z różnych powodów, od czasu do czasu proponują okazyjnewarunki. Tymi powodami może być końcówka kwartału, przedsprzedaż powierzchni czy wiosenna promocja. Okazyjne warunki przeważnie dotyczą różnego rodzaju zachęt finansowych, ale również wyposażenia czyelastyczności zapisów umowy. Jak jest biuro na wynajem w promocji, to trzeba brać.

Negocjuj
Niemal dla wszystkich negocjacje to kwestia oczywista, ale mało kto wie ile i co można wynegocjować w określonej sytuacji. W wybranych lokalizacjach czy budynkach, różnica pomiędzy ceną ofertową, a faktycznym miesięcznym czynszem może wynieść nawet 25%. Zdarza się jednak, że ceny są sztywno narzucone przez właściciela i nie podlegają większym negocjacjom. Taka sytuacja ma miejsce na rynkach, w których jest zbyt mała podaż powierzchni (np. Kraków).

Korzystaj z gotowych rozwiązań
Jeśli właśnie zaczynasz swoją działalność i od razu chcesz wyglądać w pełni profesjonalnie, możesz skorzystać z oferty biur „pod klucz”. To pozwoli Ci uniknąć nakładów inwestycyjnych, bo umeblowane biura z pakietem usług (biura serwisowane) są gotowe do wprowadzenia. Firma, która chce skorzystać z takiego rozwiązania, w pakiecie otrzymuje:
prywatny umeblowany i klimatyzowany pokój biurowy,
– bezpieczny dostęp do internetu oraz numeru telefonu
– dedykowaną obsługę recepcyjną,
– możliwość zarejestrowania firmy i obsługę korespondencji,
– dostęp do sal spotkań
– wyposażoną kuchnię
– usługę sprzątania
– możliwość korzystania ze sprzętu biurowego.

Zapytaj specjalisty o porównanie
Informacje na temat cen biur dla małych i średnich firm nie są łatwo dostępne, a zebranie wystarczającej ilości informacji w celu porównania jest czasochłonne. Dodatkowo, większości danych nie ma w internecie lub nie są uporządkowane. Zapytaj specjalisty od wynajmu biur o przedstawienie podobnych ofert w różnych przedziałach cenowych, standardzie i lokalizacji.

Jerzy Węglarz,
Biuro na Miarę

Komentarze