Faktura standardowo kojarzy się z rozliczaniem kosztów w firmie. Jest to do tego stopnia powszechne, że niektórym osobom faktura zapewne wydaje się niezbędna, niezależnie od rodzaju zakupu i jego okoliczności. Warto więc wiedzieć, że w pewnych sytuacjach wystarcza tylko paragon.
Ponoszenie różnych wydatków jest nieodłącznym elementem prowadzenia firmy – mogą to być zarówno inwestycje, zakup towarów handlowych, jak i stałe wydatki, np. wynajem biura. Z jednej strony są one obciążeniem dla budżetu przedsiębiorcy, z drugiej zaś mogą stanowić podstawę do obniżenia podatku dochodowego przez zaliczenie wydatku do kosztów. Dzieje się tak dlatego, że podatek w przypadku zasad ogólnych i podatku liniowego oblicza się jako procent od dochodu, który stanowią przychody pomniejszone o koszty. Wyższe koszty oznaczają niższy podatek.
Wydatek można rozliczyć w firmie, jeżeli:
- został faktycznie poniesiony i są na to dowody,
- jest powiązany z działalnością gospodarczą,
- nie jest wykluczony przez ustawę,
- jest właściwie udokumentowany.
Istnieje wiele wydatków, które spełniają trzy pierwsze kryteria, jednak sprawiają problem z czwartym, czyli odpowiednim udokumentowaniem. Chodzi zwłaszcza o to, że kryteria dokumentowania kosztów są opisane nie w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, ale w rozporządzeniu o prowadzeniu KPiR – które ściśle określa co może, a co nie może stanowić podstawę do zapisania kosztu w księdze, czyli stanowi „dowód księgowy”. Zwykle jest to faktura lub rachunek, ale nie tylko. Z przepisów wynika, że w kilku przypadkach tę rolę może pełnić paragon.
Paragon zawierający NIP jako faktura uproszczona
Od początku 2013 r. przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury niezawierające pełnych danych nabywcy – zamieszcza się na nich tylko NIP. Taka faktura, zwana potocznie „uproszczoną” nie może jednak dokumentować sprzedaży przekraczającej 450 zł lub 100 euro. Na dokumencie poza numerem NIP nabywcy powinny znaleźć się m.in. data wystawienia, dane sprzedawcy, dane określające przedmiot transakcji, kwotę należności i dane pozwalające określić kwotę VAT.
Ponieważ paragon jak najbardziej zawiera dane sprzedawcy, przedmiot transakcji, czy informacje o VAT, wystarczy tylko zamieścić na nim NIP nabywcy, aby stał się taką fakturą (o ile dotyczy sprzedaży na kwotę nie większą niż 100 euro lub 450 zł).
Taki paragon może być traktowany jak faktura uproszczona i stanowić podstawę do rozliczenia kosztu firmowego i odliczenia VAT. W praktyce otrzymanie paragonu zawierającego NIP nabywcy może być problematyczne, ponieważ nie wszystkie kasy fiskalne mają taką funkcję, ale wprowadzone w 2013 r. przepisy zakładają opcję kas fiskalnych drukujących NIP-y na paragonach.
Paragon za przejazd autostradą
Do rozliczenia kosztów mogą także służyć paragony wystawiane w punktach poboru opłat na autostradach. Nie muszą one zawierać żadnych danych nabywcy usługi. Taką możliwość dopuszcza rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (par. 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia). Aby paragon za przejazd autostradą można było uznać za fakturę powinien zawierać:
- nazwę sprzedawcy oraz jego NIP,
- numer kolejny i datę wystawienia,
- informacje na temat rodzaju usługi – nazwę autostrady, za przejazd którą pobrano opłatę,
- kwotę należności wraz z podatkiem,
- kwotę podatku.
Oczywiście, rozliczenie kosztu przejazdy autostradą w firmie musi być odpowiednio umotywowane. Przedsiębiorca musi być gotowy na przedstawienie celu podróży oraz udowodnienie, że był on związany z uzyskaniem przychodu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Z kolei, gdy podróż w celu firmowym jest odbywana samochodem prywatnym, to koszt przejazdu autostradą rozlicza się tylko do limitu kilometrówki.
Bilet będący fakturą
Paragon wręczany podróżnemu jest często stosowany w charakterze biletu przez wielu przewoźników, np. na międzymiastowych liniach autobusowych. Niektóre firmy dają możliwość wystawienia faktury VAT na podstawie posiadanego paragonu, jednak wizyta w biurze przewoźnika nie zawsze jest konieczna.
Bilet w formie paragonu może stanowić potwierdzenie poniesienia kosztu pod warunkiem, że dotyczy transy dłuższej niż 50 km i zawiera:
- nazwę sprzedawcy i jego NIP,
- numer i datę wystawienia,
- informację pozwalającą zidentyfikować usługę, w tym trasę przejazdu,
- kwotę należności wraz z podatkiem,
- kwotę podatku.
Z powyższego wynika, że nie każdy bilet można zaliczyć do kosztów. Kluczowa jest w tym przypadku odległość, która musi wynosić co najmniej 50 km. Dlatego bilety komunikacji miejskiej nie dają takiego prawa – trzeba zwrócić się do sprzedawcy z prośba o wydanie faktury. Analogicznie jest w przypadku biletów okresowych, niezależnie od tego na jaki środek transportu są kupione – faktura do rozliczenia kosztu jest niezbędna.
Zakup paliwa poza granicami kraju
Rozliczenie kosztu na podstawie paragonu jest też możliwe w przypadku zakupu paliwa na zagranicznych stacjach benzynowych. Paragon dokumentujący zakup paliwa lub oleju silnikowego może posłużyć jako dowód księgowy. Musi zawierać:
- oznaczenie sprzedawcy,
- datę zakupu,
- wartość i ilość zakupionego towaru.
Poza tym, przedsiębiorca powinien na odwrocie paragonu wpisać nazwę firmy, jej adres oraz opisać co było przedmiotem zakupu. Paragon nie wystarczy jednak do udokumentowania innych, podobnych wydatków, poniesionych za granicą, także jeśli są związane z samochodem, w tym zakup części, akcesoriów samochodowych, narzędzi służących do usunięcia usterki auta, czy usług serwisowych.
Paragon za zakup środków czystości i materiałów biurowych
Przepisy określające zasady prowadzenia KPiR dopuszczają rozliczanie za pomocą paragonu wydatków związanych z prowadzeniem firmy, które są ponoszone na zakup środków czystości, materiałów BHP i materiałów biurowych. Zakup wymienionych towarów można ujmować w kosztach firmowych zarówno na podstawie faktury, jak i paragonu. W drugim przypadku należy ponownie pamiętać o uzupełnieniu pewnych danych. Na odwrocie paragonu powinny znaleźć się nazwa firmy, jej adres oraz nazwa zakupionego towaru.
W ten sposób przedsiębiorca może udokumentować np. zakup papieru do drukarki, kopert lub mydła w płynie do firmowej łazienki. Do materiałów biurowych nie można jednak zaliczyć książek ani prasy specjalistycznej, zaś materiały BHP, w tym środki czystości należy rozliczać ostrożnie – zwłaszcza, jeśli przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników, a także mieszka i prowadzi firmę w jednym miejscu.
Autor: Sebastian Bobrowski – dyrektor finansowy w firmie inFakt oferującej księgowość w
Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i darmowym kurierem. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości oraz usługę
zakładania firmy bez wychodzenia z domu.
Zdjęcie w nagłówku artykułu zostało udostępnione dzięki uprzejmości serwisu fotolia.com (© Gina Sanders)
