Jak wygląda proces zakładania firmy?

Według raportu Banku Światowego, procedury związane z zakładaniem firmy są w Polsce  skomplikowane i długotrwałe. Czy rzeczywiście tak jest? W niniejszym artykule przedstawiamy zestawienie wszystkich formalności, których trzeba obecnie dopełnić, aby założyć jednoosobową działalność gospodarczą.

Zakładanie firmy w Polsce najlepiej rozpocząć od rozważenia szeregu kwestii, które mogą zaważyć na jej funkcjonowaniu. W poprzednich artykułach szeroko przedstawiliśmy rozmaite zagadnienia dotyczące wyboru nazwy firmy, adresu prowadzenia działalności, czy sposobu prowadzenia księgowości. Omówione zostały też sprawy podatkowe, w tym formy opodatkowania, zalety i wady bycia VAT-owcem, czy korzyści wynikające z kwartalnego rozliczania podatków. Posiadając taką wiedzę, można zabrać się za dopełnianie formalności prowadzących do założenia firmy. Jak wygląda ten proces?

CEIDG-1, czyli podstawowy formularz do zakładania firmy

Pierwszym krokiem do założenia firmy jest wypełnienie i złożenie formularza CEIDG-1, czyli wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Dokument ten zawiera podstawowe dane osobiste przedsiębiorcy oraz informacje o zakładanej firmie, w tym jej nazwę, adres, numer konta bankowego, formę opodatkowania, terminy rozliczania podatku dochodowego, itd. CEIDG-1 stanowi jednocześnie wniosek o nadanie numerów REGON i NIP (o ile dana osoba nie posiada tych numerów).

Jak można złożyć wniosek CEIDG-1?

Wypełniony wniosek CEIDG-1 można złożyć osobiście w urzędzie miasta lub gminy. Alternatywnie, przyszły przedsiębiorca może przesłać wypełniony formularz CEIDG-1 pocztą, przy czym wówczas niezbędny jest podpis potwierdzony notarialnie. Innym sposobem jest przesłanie formularza CEIDG-1 drogą elektroniczną – można tego dokonać posiadając bezpieczny podpis elektroniczny lub tzw. profil zaufany. Podpis elektroniczny to wydatek rzędu kilkuset złotych, więc mało prawdopodobne, aby ktoś go posiadał. Niestety, skorzystanie z drugiej opcji, tj. profilu zaufanego, wymaga wizyty w urzędzie, po której możliwe jest składanie wniosku o wpis do CEIDG oraz aktualizowanie wpisu.

Jeśli przyszły przedsiębiorca nie posiada NIP-u, musi poczekać aż otrzyma urzędowe potwierdzenie nadania NIP-u – bez tego numeru nie może wystawiać faktur. Zgodnie ze zmianami w przepisach, które wprowadzono na początku 2013 r., oczekiwanie na nadanie numeru NIP trwa obecnie 3 dni (wcześniej aż 14 dni). Informacja o numerze przesyłana jest pocztą.

Rejestracja w ZUS-ie obowiązkowa dla każdego przedsiębiorcy

Druga niezbędna czynność umożliwiająca prowadzenie w Polsce firmy, to rejestracja w ZUS-ie. Aby zarejestrować się w ZUS-ie, przyszły przedsiębiorca musi wypełnić formularz ZUS ZUA lub ZUS ZZA (dotyczy osób, które jednocześnie pracują na etacie i prowadzą działalność gospodarczą). Na podstawie danych zawartych w formularzu ZUS ZUA, osoba chcąca założyć  działalność gospodarczą otrzymuje prawo do preferencyjnych składek ZUS. Formularz można złożyć osobiście w placówce ZUS-u lub przesłać pocztą.

Oprócz tego, przedsiębiorca musi pamiętać, aby złożyć deklarację ZUS DRA za jeden pełny miesiąc prowadzenia działalności gospodarczej, o ile chce opłacać najniższe możliwe składki ZUS. Jeżeli chce opłacać wyższe składki, musi składać tę deklarację za każdy miesiąc. Niestety, zarówno ZUS ZUA, jak i ZUS DRA nie można złożyć przez Internet bez posiadania bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Chcesz zostać VAT-owcem? Musisz wypełnić formularz VAT-R

Przedsiębiorcy, którzy chcą zarejestrować się jako podatnicy VAT muszą wybrać się do urzędu skarbowego i wypełnić formularz VAT-R. Dla części przedsiębiorców rejestracja VAT jest dobrowolna, natomiast obowiązkowej rejestracji podlegają firmy, które:

• generują sprzedaż przekraczającą 150 tys. zł rocznie,
• zajmują się określonym rodzajem działalności, np. sprzedażą alkoholu i papierosów, nowych środków transportu, czy świadczeniem usług jubilerskich.

Aby zarejestrować się jako podatnik VAT, należy złożyć wypełniony formularz VAT-R w urzędzie skarbowym i wnieść opłatę w wysokości 170 zł. VAT-R można złożyć osobiście lub przesłać do urzędu skarbowego pocztą wraz z potwierdzeniem wniesienia opłaty. Podobnie jak w przypadku ZUS ZUA/ZZA, złożenie VAT-R przez Internet wymaga bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Jak funkcjonuje idea „jednego okienka”?

Osławione „jedno okienko” miało pozwolić przyszłym przedsiębiorcom dopełniać obowiązki związane z rejestracją firmy w jednym miejscu. Ogólnie, funkcjonowanie tego rozwiązania zależy od tego, czy w danym urzędzie miasta lub gminy przyjmowane są nie tylko wnioski CEIDG-1, ale także formularze skierowane do ZUS-u i urzędu skarbowego. Niestety, w wielu miastach „jedno okienko” nie działa, co oznacza, że przyszły przedsiębiorca wybiera się także do placówek innych urzędów.

Polska na 124 miejscu na świecie pod względem procesu zakładania firmy

Czy opisane powyżej procedury są skomplikowane? Według raportu Banku Światowego „Doing Business” z końca 2012 r. - niewątpliwie tak. Polska zajmuje w nim dopiero 124 miejsce, jeśli chodzi o procedury zakładania działalności gospodarczej. Wyżej od nas uplasowały się m.in. Sudan, Burkina Faso czy Paragwaj.

Niewykluczone jednak, że miejsce w rankingu ulegnie poprawie z uwagi na uproszczenia wprowadzone na początku 2013 r. Polegają one m.in. na skróceniu czasu oczekiwania na nadanie NIP-u z 14 do 3 dni. Ponadto, przedsiębiorca nie musi już powiadamiać Państwowej Inspekcji Pracy i Państwowej Inspekcji Sanitarnej o rozpoczęciu działalności gospodarczej. Choć zmiany te dotyczą raczej wąskiej grupy osób (m.in. tych, które nie posiadają NIP), to z pewnością należy uznać je za pozytywne.

Autor: Sebastian Bobrowski – dyrektor finansowy w firmie inFakt oferującej księgowość w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym ze stałym dostępem do dokumentów i darmowym kurierem. Oprócz tego inFakt oferuje Program do Fakturowania i Program do Księgowości oraz usługę zakładania firmy bez wychodzenia z domu. Zdjęcie w nagłówku artykułu zostało udostępnione dzięki uprzejmości serwisu fotolia.com (© Iurii Sokolov)